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el tratamiento juridico de la información administrativa

El tratamiento jurídico de la información administrativa

En este blog ofrecemos una vista preliminar del estudio elaborado por Alberto Palomar Olmedsobre el "El tratamiento jurídico de la información administrativa. Publicado en la revista "ELEX INSIGHT".

En este artículo, te ofrecemos una vista preliminar del estudio elaborado por Alberto Palomar Olmeda, profesor Titular de Derecho Administrativo, Magistrado de lo Contencioso-Administrativo (EV) y Abogado, para el primer número de nuestra Revista Digital «ELEX INSIGHT«.

Para acceder al artículo completo pulsa aquí, donde podrás encontrar la edición de enero 2024, en la que seis profesionales del sector abordan en detalle el complejo mundo del régimen jurídico y su gestión administrativa, para la que la tecnología de ELEX comienza a posicionarse como el presente y futuro de la eficiencia en sus plazos, según recogen medios de referencia sobre actualidad jurídica española, como ConfilegalLawyerPress o Economist & Jurist.

Sumario del artículo

Con objeto de su lectura íntegra, incluimos un breve resumen de los puntos clave abordados en el artículo de Palomar Olmeda, siendo este el índice de contenido utilizado por el autor:

1.- Consideración introductoria

Como inmersión al mismo, en este apartado aborda la definición de información administrativa como el conjunto de documentos utilizados o producidos por las Administraciones Públicas, lo que conlleva una distinción entre categorías basadas en diferentes criterios internos, como la formalización procedimental o la naturaleza de la información.

Se destaca la complejidad y heterogeneidad del régimen jurídico aplicable, que combina regulaciones generales, sectoriales y territoriales, sin un marco común de resolución de conflictos. Además, se menciona la influencia de la tecnología en el tratamiento de la información, lo que puede implicar la aplicación de normativas horizontales. Este contexto presenta un desafío para establecer pautas claras que guíen al intérprete jurídico en la comprensión del régimen jurídico de la información administrativa.

2.- La Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento administrativo Común como instrumento central de la actividad administrativa

Este punto analiza la Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común, destacando que abarca tanto procedimientos formales como actividades administrativas no procedimentales, aunque su régimen jurídico no es sistemático ni ordenado. Se resaltan disposiciones sobre acceso a la información pública, presentación de documentos, registros, archivos electrónicos, y expedientes administrativos, diferenciando entre información procedimental y no procedimental, con un régimen jurídico menos claro para esta última.

3.- Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público

La Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público, aborda principalmente aspectos relacionados con la ubicación de sistemas de información, transmisiones de datos entre Administraciones Públicas y la regulación de esquemas de interoperabilidad y seguridad, sin proporcionar una doctrina general sobre la gestión de la información más allá de su medio o tecnología de utilización.

Se mencionan varios preceptos, como el artículo 46 bis sobre la ubicación de sistemas de información, el artículo 155 sobre transmisiones de datos entre Administraciones Públicas, y la regulación de los esquemas nacionales de interoperabilidad y seguridad. A pesar de estas referencias, la ley no proporciona una doctrina general sobre la información, ya sea en formato físico o electrónico, ni distingue entre aspectos procedimentales e informativos.

4.- Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, sobre el sistema español de archivos

El apartado 4 trata sobre el Real Decreto 1708/2011, que establece el sistema español de archivos y regula el sistema de archivos de la Administración General del Estado. Este decreto tiene como objetivo establecer el Sistema Español de Archivos, regular el sistema de archivos de la Administración General del Estado, y establecer el procedimiento común para el acceso a los documentos en estos archivos.

En el mismo, se detalla la vida temporal de la información mediante los calendarios de conservación, y se clasifican los archivos en cuatro categorías: archivos de oficina o gestión, archivos generales o centrales, archivo intermedio y archivos históricos. Por otro lado, se establecen funciones para los archivos en todas las fases del ciclo vital de los documentos, se definen reglas para la eliminación documental, y se menciona la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que tiene competencias sobre plazos de permanencia, transferencias, accesibilidad, eliminación y otros asuntos relacionados con la gestión de documentos.

5.- Algunas referencias de leyes sectoriales


El apartado 5 aborda algunas referencias de leyes sectoriales que regulan aspectos específicos relacionados con la conservación y tratamiento de la información. En primer lugar, se examina el artículo 29 de la Ley General Tributaria (LGT), que establece la obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas informáticos utilizados, con disposiciones sobre la prescripción de los plazos. Posteriormente, se analiza la Ley 41/2002, que regula la autonomía del paciente y los derechos en materia de información clínica, definiendo la historia clínica, sus usos y el período de conservación.

Continuando con lo anterior, se menciona la Ley Orgánica 4/1997 sobre videocámaras de seguridad, la Ley de Seguridad Aérea y sus disposiciones sobre reserva de información y prescripción de infracciones, y se reflexiona sobre la existencia de dos modelos de regulación: uno que establece plazos específicos de conservación y otro que se basa en los plazos de cumplimiento de obligaciones para determinar la conservación de documentos. En ambos casos, se destaca la importancia de la evaluación documental para determinar la necesidad de conservación más allá de las disposiciones específicas de cada normativa, especialmente considerando los plazos de prescripción de infracciones que puedan afectar a la documentación en cuestión.

6.- Un aspecto adicional de carácter horizontal: la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales

El punto aborda la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, resaltando su relevancia en relación con la gestión de la información. Se detallan los diferentes aspectos contemplados en el artículo 32 de la mencionada ley, que incluyen la obligación de bloquear datos, el contenido formal del bloqueo, las consecuencias de este bloqueo, medidas equivalentes y excepciones.

Finalmente, el autor destaca que esta legislación establece un marco general para la visualización y uso de la información, pero está condicionada por normativas específicas que regulan la conservación, visualización y destrucción de datos en contextos particulares.

7.- Un cambio de paradigma: la protección y las reglas de ámbito territorial

El último de todos ellos analiza el cambio de paradigma en la protección y regulación de la información, destacando la importancia de la legislación territorial en este aspecto. En su desarrollo, se señala que algunas comunidades autónomas han adoptado criterios territoriales para regular la información administrativa generada en su ámbito, incluso cuando no está bajo su administración directa.

Por otro lado, el autor examina ejemplos como la Ley 6/2023 de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, que establece condiciones para la gestión y conservación de documentos de titularidad pública, así como su inclusión en el Patrimonio Documental madrileño. Además, se mencionan leyes similares en otras regiones como Andalucía y Galicia, resaltando la obligación de custodia, acceso y gestión de documentos de titularidad pública. Por último, se aborda el régimen jurídico aplicable a los documentos, incluyendo aspectos como la valoración y eliminación, así como las disposiciones sobre enajenación y salida del territorio nacional de los mismos.

Conclusiones

En resumen, el análisis realizado revela la complejidad del marco normativo relacionado con la protección y gestión de la información administrativa, donde las leyes examinadas responden a criterios diversos y valores distintos, lo que dificulta encontrar soluciones universales.

La delimitación del régimen jurídico se ve influenciada por dos conceptos principales: el horizontal y sectorial, y el vertical o interadministrativo. Ambos enfoques ofrecen soluciones basadas en los valores que protegen. Además, se observa una combinación de normativas generales y sectoriales que regulan aspectos específicos de las relaciones jurídicas. Esta complejidad se refleja en la variedad de criterios para determinar la conservación de documentos, algunos establecen plazos específicos, mientras que otros condicionan la conservación a la posibilidad de ejercer acciones sancionadoras o disciplinarias.

En conclusión, el proceso administrativo es arduo y se caracteriza por la interacción de diferentes órganos administrativos y la aplicación de criterios generales para decidir sobre la situación de los documentos. En cuanto a la gestión de expedientes, será de gran utilidad la implementación de herramientas digitales que mejores los plazos y faciliten los procesos, herramientas como Sistema eLex, que ya dispone una demo que puede solicitarse en este enlace.

Lee ahora el artículo completo de A. Palomar Olmeda

Lo anterior es solo una muestra resumida del contenido que puedes encontrar en el primer número de la Revista Digital «ELEX INSIGHT«. Para acceder al artículo de Alberto Palomar al completo, haz clic en el siguiente enlace:

Revista Digital ENERO 2023

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